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El Análisis DAFO

El Análisis DAFO (en inglés SWOT – Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats) es una técnica empresarial usada para poder realizar estudios de la situación competitiva de una empresa dentro de su mercado y de las características internas de ésta, con el fin de determinar sus:

dafo.jpg

El análisis DAFO se realiza en cuatro fases:

1. Análisis Externo (También conocido como “Modelo de las cinco fuerzas de Porter”): En esta fase se analizan los elementos externos consistentes en las oportunidades y amenazas que la empresa presenta frente a sus partes interesadas (competidores, proveedores, legislación, gobierno…).

2. Análisis Interno: En esta fase se estudian las debilidades y fortalezas relativas a la disponibilidad de recursos económicos, humanos, activos, calidad de producto, estructura interna y de marketing entre otros.

3. Realización de la matriz DAFO: Veamos un ejemplo práctico muy sencillo consistente en un DAFO de una empresa de almacenamiento de frutas estándar:

Análisis DAFO Debilidades Fortalezas
Análisis
Interno
   Dificultades derivadas de tratarse de un producto perecedero

   Pérdida de la trazabilidad en el punto de venta final

   Poca inversión en I+D+I de la empresa

   Problemas en la distribución

   Alta competencia en el sector

   Productos atractivos por su imagen saludable

   Mayores controles sanitarios

   Gran gama de productos a lo largo del año (no estacionalidad)

   Personal joven, más formado y especializado

  Amenazas Oportunidades
Análisis
Externo
   Apertura y globalización de los mercados internacionales

   Competencia de otros productos fuertemente sustitutivos

   Nueva demanda con nuevas necesidades que requiere cambios en los productos

   Los envases empleados no son en su totalidad biodegradables

   Apertura de nuevos mercados

   Subvenciones y Ayudas  institucionales en promoción y mejora de competitividad

   Exigencias en trazabilidad. Oportunidad de reorganización y de mejora en la cadena

   Incremento de demanda de productos del sector

4. Establecimiento de la estrategia a seguir: Con los resultados obtenidos en el análisis se deberán poder  establecer las ventajas competitivas que tiene la empresa y se deberá poder fijar la estrategia general a seguir que más le convenga en función de sus características intrínsecas y de las del mercado en que se mueve. Sigamos con el ejemplo:

Estrategias Debilidades Fortalezas
Amenazas    Creación de alianza con una empresa de distribución    Desarrollar un estudio envases  reciclables
Oportunidades    Alianzas con competidores en sectores parciales frente a terceros competidores, considerando la posibilidad de  creación de una nueva sociedad/alianza    Incrementar la capacitación profesional de los recursos humanos

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El Mapa de Procesos

Siguiendo con el “monográfico” de la gestión por procesos, hoy hablaremos de los Mapas de Procesos.

Un Mapa de Procesos de una Organización, es la representación gráfica de los procesos de ésta y de sus interrelaciones.

A la hora de realizar el Mapa de Procesos, habrá que identificar primero todos los procesos que integran la organización y posteriormente se deberán clasificar.

En el Mapa se deberán identificar tres tipos de procesos:

  • Procesos estratégicos: son todos los procesos que proporcionan pautas de acción para todos los demás procesos y son realizados por la dirección general o en nombre de esta. Se suelen hacer referencia a reglamentación, leyes, normativas,… aplicables al producto o servicio y que no son controladas por el mismo.
  • Procesos clave u operativos: hacen referencia a los Procesos de la cadena de Valor de la Organización y tienen impacto en el cliente creando valor para éste. Son las actividades esenciales de la Organización, su razón de ser.
  • Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales de la Organización.

Tras su clasificación, deberemos establecer las relaciones existentes entre ellos para poder dar por terminado nuestro Mapa.Para simplificar la explicación, os adjunto un Mapa de muestra, muy estándar, para aclarar todos estos conceptos. mapa-de-procesos.jpg

El fin de la Gestión por Procesos

La gestión por procesos persigue una serie de objetivos:  

  • Mejorar la calidad de los productos fabricados o servicios prestados.
  • Reducir los costes generados por una mala gestión.
  • Aumentar la eficacia de la organización.
  • Disminuir los tiempos y reducir, así, los plazos de producción y/o entrega del servicio.

¿Por qué se considera que la gestión por procesos es el relevo ideal para la gestión por funciones?

La gestión por funciones es la que se ha impuesto en los últimos tiempos en las empresas.

En ella, la forma de organización empresarial se basaba en la figura de los departamentos que se encontraban altamente especializados en cada una de las actividades que realizaban.

En ellos existían unos jefes funcionales y el control y coordinación se ejercía mediante una jerarquía de puestos, lo que implicaba un exceso de burocracia y formalismos innecesarios, además de impedir la libre distribución de la información.

Este sistema de gestión favorecía el mero cumplimiento del desempeño basado en llevar a cabo las actividades sin hacerse muchas preguntas, lo cual limitaba en demasía la mejora de estas.

Frente a este sistema, la gestión por procesos se pinta como la mejor opción para evolucionar, cualitativa y cuantitativamente, en la gestión de las empresas.

En ella, los procesos aportan un valor añadido a la organización y el trabajo se organiza de manera natural, sin restringirse a departamentos o áreas concretas.

Existen responsables, que son los responsables de los procesos, pero se permite un alto grado de autonomía y autocontrol a los operarios lo que favorece una gran flexibilidad, patrocinio del cambio y mejora en la innovación.

La toma de decisiones no esta tan centralizada, ya que es parte del trabajo de todos y la información se comparte.

Los operarios se comprometen con los resultados y se les muestra y explica qué tareas hacer y para qué lo que favorece la mejora continua.

Gestión por Procesos: ¿Qué es un proceso?

La Norma ISO 9001, nos pide que identifiquemos los procesos necesarios para la gestión de la empresa y determinemos y escribamos la secuencia e interacción de esos Procesos.

Además, hemos de determinar métodos que nos aseguren el funcionamiento efectivo y el control de éstos procesos.

En otras palabras, la norma nos exige que llevemos a cabo una “Gestión por Procesos”, algo que todo el mundo nombra pero pocos saben concretar.

En este post, empezaremos por el principio y explicaré qué es un proceso, para más adelante ir viendo las otras “piezas” que conforman este puzzle.

Podemos decir que un proceso es un conjunto de actividades relacionadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, creando un output (resultados o salida), consumiendo unos recursos y siguiendo unas determinadas condiciones o guías.

Esto, podemos representarlo del siguiente modo:  

proceso.jpg

Para entender bien un proceso, primero tendremos que caracterizarlo, para posteriormente integrarlo en el sistema de gestión completo.

De este modo  tendremos que identificar en cada uno de los procesos de nuestra organización:

  • Entradas o “inputs”: Estos son los elementos que desencadenan el inicio del proceso. Pueden ser, tanto materiales como inmateriales (necesidades por cubrir).
  • Salidas o “outputs”: Estos son los elementos que se generan durante la consecución del proceso, esto es, es el resultado de este.
  • Guías: Elementos que sirven de información para la realización del proceso. Pueden ser Políticas, planes, leyes, instrucciones, pautas, presupuestos
  • Recursos: Son aquellos elementos necesarios para realizar las actividades que conforman el proceso, como es el caso de personas, herramientas, equipos…

Algunos ejemplos de proceso son: Proceso de Compras, Proceso de Diseño, Proceso de Producción, Proceso de Mantenimiento…

Con todo esto, alguno se preguntará ¿Cuántos procesos puede tener una organización? Dependerá de ella misma, de su sistema productivo, del producto o servicio que este fabricando o prestando…