Entradas de Diciembre 2007
Siguiendo con el “monográfico” de la gestión por procesos, hoy hablaremos de los Mapas de Procesos.
Un Mapa de Procesos de una Organización, es la representación gráfica de los procesos de ésta y de sus interrelaciones.
A la hora de realizar el Mapa de Procesos, habrá que identificar primero todos los procesos que integran la organización y posteriormente se deberán clasificar.
En el Mapa se deberán identificar tres tipos de procesos:
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Procesos estratégicos: son todos los procesos que proporcionan pautas de acción para todos los demás procesos y son realizados por la dirección general o en nombre de esta. Se suelen hacer referencia a reglamentación, leyes, normativas,… aplicables al producto o servicio y que no son controladas por el mismo.
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Procesos clave u operativos: hacen referencia a los Procesos de la cadena de Valor de la Organización y tienen impacto en el cliente creando valor para éste. Son las actividades esenciales de la Organización, su razón de ser.
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Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales de la Organización.
Tras su clasificación, deberemos establecer las relaciones existentes entre ellos para poder dar por terminado nuestro Mapa.Para simplificar la explicación, os adjunto un Mapa de muestra, muy estándar, para aclarar todos estos conceptos. 
Categorías: calidad alimentaria · estrategia
La gestión por procesos persigue una serie de objetivos:
- Mejorar la calidad de los productos fabricados o servicios prestados.
- Reducir los costes generados por una mala gestión.
- Aumentar la eficacia de la organización.
- Disminuir los tiempos y reducir, así, los plazos de producción y/o entrega del servicio.
¿Por qué se considera que la gestión por procesos es el relevo ideal para la gestión por funciones?
La gestión por funciones es la que se ha impuesto en los últimos tiempos en las empresas.
En ella, la forma de organización empresarial se basaba en la figura de los departamentos que se encontraban altamente especializados en cada una de las actividades que realizaban.
En ellos existían unos jefes funcionales y el control y coordinación se ejercía mediante una jerarquía de puestos, lo que implicaba un exceso de burocracia y formalismos innecesarios, además de impedir la libre distribución de la información.
Este sistema de gestión favorecía el mero cumplimiento del desempeño basado en llevar a cabo las actividades sin hacerse muchas preguntas, lo cual limitaba en demasía la mejora de estas.
Frente a este sistema, la gestión por procesos se pinta como la mejor opción para evolucionar, cualitativa y cuantitativamente, en la gestión de las empresas.
En ella, los procesos aportan un valor añadido a la organización y el trabajo se organiza de manera natural, sin restringirse a departamentos o áreas concretas.
Existen responsables, que son los responsables de los procesos, pero se permite un alto grado de autonomía y autocontrol a los operarios lo que favorece una gran flexibilidad, patrocinio del cambio y mejora en la innovación.
La toma de decisiones no esta tan centralizada, ya que es parte del trabajo de todos y la información se comparte.
Los operarios se comprometen con los resultados y se les muestra y explica qué tareas hacer y para qué lo que favorece la mejora continua.
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La Norma ISO 9001, nos pide que identifiquemos los procesos necesarios para la gestión de la empresa y determinemos y escribamos la secuencia e interacción de esos Procesos.
Además, hemos de determinar métodos que nos aseguren el funcionamiento efectivo y el control de éstos procesos.
En otras palabras, la norma nos exige que llevemos a cabo una “Gestión por Procesos”, algo que todo el mundo nombra pero pocos saben concretar.
En este post, empezaremos por el principio y explicaré qué es un proceso, para más adelante ir viendo las otras “piezas” que conforman este puzzle.
Podemos decir que un proceso es un conjunto de actividades relacionadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, creando un output (resultados o salida), consumiendo unos recursos y siguiendo unas determinadas condiciones o guías.
Esto, podemos representarlo del siguiente modo:
Para entender bien un proceso, primero tendremos que caracterizarlo, para posteriormente integrarlo en el sistema de gestión completo.
De este modo tendremos que identificar en cada uno de los procesos de nuestra organización:
- Entradas o “inputs”: Estos son los elementos que desencadenan el inicio del proceso. Pueden ser, tanto materiales como inmateriales (necesidades por cubrir).
- Salidas o “outputs”: Estos son los elementos que se generan durante la consecución del proceso, esto es, es el resultado de este.
- Guías: Elementos que sirven de información para la realización del proceso. Pueden ser Políticas, planes, leyes, instrucciones, pautas, presupuestos…
- Recursos: Son aquellos elementos necesarios para realizar las actividades que conforman el proceso, como es el caso de personas, herramientas, equipos…
Algunos ejemplos de proceso son: Proceso de Compras, Proceso de Diseño, Proceso de Producción, Proceso de Mantenimiento…
Con todo esto, alguno se preguntará ¿Cuántos procesos puede tener una organización? Dependerá de ella misma, de su sistema productivo, del producto o servicio que este fabricando o prestando…
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El único sistema que se me ocurre para poner un ejemplo, es subiendo como imagen un ejemplo preparado con “Visio”.
Si alguien conoce otro sistema, le agradecería algún cometario.
El ejemplo que planteo a continuación es bastante sencillo, y se basa en el proceso productivo de una central de almacenamiento y distribución de fruta de hueso (ciruelas).
Para ver mejor, pinchar sobre la imagen.
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Un Diagrama de Flujo es una representación pictórica de los pasos en un proceso, útil para determinar como funciona realmente el proceso para producir un resultado.
Podría decirse que existen doc tipos de diagramas de flujo: Los básicos que se pueden emplear para definir a grosso modo el proceso productivo general, y los detallados que se emplean para esquematizar un proceso o actividad concreta.
Los primeros son muy sencillos ya que basta con ordenar de modo cronológico las diversas fases por las que discurre el producto desde que llega la materia prima hasta que sale de la fábrica camino del cliente.
Los segundos ya no son tan sencillos.
A continuación se muestra una metodología clara y sencilla para su realización.
Para elaborar diagramas de flujo es recomendable seguir un método de elaboración, siguiendo las diversas fases que se muestran a continuación:
- Definición de Límites: Definir los límites del proceso a analizar, esto es, tener claras la primera y última actividad a realizar.
- Listado de Actividades: Realizarlo conforme surgen las actividades, conforme vienen a la cabeza. No importa de momento el orden secuencial de las actividades, solamente es importante que se nombren todas sin olvidar ninguna. La realización de las actividades se realiza en la forma Verbo+Complemento.
- Clasificación de las Actividades: Se apartan aquellas actividades que pertenezcan a la categoría de revisiones, inspecciones, controles, reprocesados, ya que es mejor dejarlas para más adelante, cuando el diagrama esté más desarrollado. Se eliminan todas las actividades que puedan pertenecer a otros procesos. Se clasifican las actividades restantes en dos grupos:
- Proceso primario: Son aquellas actividades que siempre se producen o realizan.
- Procesos secundarios: Aquellas actividades que no se realizan siempre.
Para considerar que una actividad corresponde al proceso primario deberá considerarse así por todos los miembros del equipo que están realizando el Diagrama de Flujo. En el caso de que uno de ellos considere que la actividad no se realice siempre, se considerará como ocasional.
- Secuenciación del Proceso Primario: Se ordenan linealmente las actividades del proceso primario. Es conveniente dejar un buen espacio entre dos actividades consecutivas porque falta aún rellenar con los bucles de procesos alternativos.
- Colocación de los Caminos Alternativos: Se cogerán una a una las actividades ocasionales y se situarán sobre el diagrama colocando los rombos de decisión convenientes en la secuencia del proceso primario. Cuando todos los rombos estén colocados se redactarán las preguntas de los rombos. Finalmente se colocan los puntos de inspección, con los rombos de decisión y bucles de retoques necesarios. Es conveniente escribir tres columnas: La de la izquierda con el diagrama propiamente dicho, la de la derecha con el nombre de la persona o departamento responsable de la actividad. La del centro con una referencia a la documentación generada por la actividad.
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Una especificación o ficha técnica es un documento técnico de una empresa que muestra de forma clara y concisa las características básicas de los productos que elabora.
Estas especificaciones o fichas técnicas serán un documento de uso interno pero muchas otras veces serán solicitadas por nuestros clientes con el fin de verificar que los requisitos que ellos nos exigen, se están cumpliendo.
El problema suele presentarse en su redacción, ya que en multitud de ocasiones nos encontramos ante la hoja en blanco y no sabemos que información básica hemos de incluir.
En las especificaciones de productos alimentarios podremos incluir los siguientes datos:
- Información básica: Pondremos el nombre interno del producto, el nombre comercial, el código asignado…
- Legislación básica de aplicación: Se citará aquella legislación que haga mención exclusiva del producto o gamas de producto recogidas en la especificación.
- Listado de ingredientes: Se hará el listado de ingredientes haciendo mención a aquellos que pudiesen ser alérgenos, OMGs…
- Mercado objetivo: Consumidores a los que va destinado el producto haciendo especial mención sobre la aptitud, o no, para el consumo por parte de consumidores “especiales”: enfermos, ancianos, niños, alérgicos, diabéticos, celiacos, vegetarianos, musulmanes, judíos…
- Características del producto: Organolépticas, Nutricionales, Físico-químicas, microbiológicas… haciendo especial mención en aquellas que tengan gran importancia para la conservación e inocuidad de los productos.
- Caducidad/Fecha de consumo preferente: Poner el tiempo que se deberá marcar.
- Características del etiquetado y empaquetado: nº de unidades por paquete, paquetes por caja, cajas por palet, etiquetas, flejados, peso neto, peso bruto, tipo de caja, dimensiones de los bultos, tipo de material de envasado…
- Condiciones de almacenamiento/distribución: Se deberán indicar las características importantes para que no se dañe la inocuidad de los productos durante el almacenamiento o distribución.
- Observaciones: Cualquier otro dato digno de mención que se considere importante.
Creo que con esta información tendremos perfectamente caracterizados los productos
¿Alguien tiene algo que aportar?
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El próximo enero el “British Retail Consortium” y el IOP publicarán una nueva revisión (la tercera) de su norma de calidad y seguridad para el envasado y los productos de envasado.
Esta revisión ha simplificado el uso de la norma e incluye nuevas características como:
- Más guías para la implementación de la gestión de peligros y riesgos.
- Mayor énfasis en que la dirección general demuestre su implicación con la gestión de la calidad y seguridad.
Además, se ha modificado el estándar de modo que no esté tan centrado en los requisitos de higiene para el envasado de alimentos sino que sea igualmente aplicable al empaquetado de cualquier tipo de mercancías.
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