GESTIÓN ALIMENTARIA

Hace días que no actualizaba. Las épocas de exceso de trabajo es lo que tienen.

Vamos a reanudar el repaso que estábamos haciendo a la última revisión estándar IFS.

Vamos a ver los apartados 3.1 “Gestión de los Recursos Humanos” y 3.2 “Recursos Humanos” del punto 3 “Gestión de los Recursos”.

En el apartado 3.1 “Gestión de los Recursos Humanos”, nos encontramos con un único requisito que exige que el personal que el  personal que lleve a cabo operaciones que pudiesen afectar a la calidad y a la  seguridad de los productos, debe ser competente, a partir de una  formación, competencias y experiencia apropiadas. Con esto, la norma obliga a que el personal cuyo trabajo incida sobre la calidad e inocuidad tenga la formación, cono cimientos y experiencia adecuadas y demostrables mediante certificados, títulos…

En el siguiente apartado, 3.2 “Recursos Humanos”, nos encontramos con numerosos requisitos:

3.2.1 HIGIENE DEL PERSONAL:

• 3.2.1.1 Exige que la organización tenga establecidos y documentados unos requisitos internos para la higiene personal de los operarios (una simple instrucción de BPM – Buenas Prácticas de manipulación) que incluyan los clásicos requisitos de Higiene del Personal, Salud del Personal, Ropa de Trabajo y Hábitos de Trabajo. Estos requisitos deberán estar desarrollados e implantados en base a un análisis de riesgos relativo a los productos y procesos.
• 3.2.1.2 Aquí tenemos otro KO. El estándar obliga a que los requisitos descritos anteriormente, estén disponibles y se apliquen por el personal relevante, contratistas y visitantes además de comprobar que la aplicación de estos requisitos se realiza adecuadamente. Para ellos podemos optar por diversos métodos de verificación, como son check list, analíticas…
• 3.2.1.2 Este punto hace referencia a los posibles “adornos” corporales que pueden llevarse. Se prohíbe el uso de joyería visible (incluidos piercings) y relojes. Permite, tras un análisis de riesgo en función con el proceso y productos, que se hagan excepciones (Ej. Placas de alérgicos).
• 3.2.1.2 En este requisito explica como cubrir cortes y abrasiones cutáneas en zonas expuestas y visibles. Para ello se usarán tiritas coloreadas de color diferente al producto (habitualmente azules) con carga metálica, cuando procesa. Si los daños se han producido en las manos, además de la tirita, se debe llevar un guante o dedal que la cubra.

3.2.2 ROPA DE PROTECCIÓN PARA EL PERSONAL, CONTRATISTAS Y VISITANTES:

• 3.2.2.1 Exige que la organización tenga establecidos y documentados unos procedimientos que aseguren que todo el personal, contratistas y visitantes sean conocedores de las reglas con respecto a la gestión del uso y cambio de la ropa protectora en áreas de trabajo especificadas de acuerdo con los requisitos del producto. Con el fin de evitar el exceso de documentación, este requisito puede integrarse en las BPM que hemos comentado anteriormente.
• 3.2.2.2 En este punto se establece que cuando el uso de cubrecabezas y/o cubre barbas, el pelo debe estar completamente tapado para prevenir la contaminación del producto, evitando flequillos, mechones o pelos asomando por fuera de los cubrecabezas.
• 3.2.2.3 Este requisito obliga a que en las áreas de trabajo donde se requiera el empleo de guantes (han de ser de un color diferente del color del producto) y han de existir reglas claramente definidas sobre su uso, cambio, limpieza… El cumplimiento de estas reglas  deberá ser comprobado periódicamente mediante el sistema que la organización decida (lo más socorrido son los check list de BPM).
• 3.2.2.4 Cuando se establezca la obligatoriedad de llevar ropa de protección, la estándar detalla que se ésta se proporcione una cantidad adecuada a cada empleado.
• 3.2.2.5 La ropa de protección obviamente debe estar limpia. Para ello el referencial establece que la ropa se lave regularmente y a fondo en una lavandería contratada, en la propia empresa o por los empleados, de acuerdo con una evaluación del riesgo del proceso y producto.
• 3.2.2.6 Se han de desarrollar guías de lavado de la ropa protectora para el caso en que la limpieza se lleve a cabo en la propia empresa o por los empleados. Además se ha de implantar un procedimiento que detalle el método de verificación de la eficacia de la limpieza (puede ser desde una simple inspección visual hasta análisis microbiológicos)

3.2.3 PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE ENFERMEDADES INFECCIOSAS:

• 3.2.3.1 Este punto exige que se documenten y comuniquen uno o varios procedimientos para el personal, contratistas y visitantes sobre las acciones a tomar en caso de enfermedades infecciosas o cuando se sospeche el padecimiento de éstas.
• 3.2.3.2 La norma exige que se tengan en cuenta y se tomen en consideración requisitos especiales en aquellas áreas donde la seguridad de los productos pudiera verse comprometida (P. Ej. Salas blancas).

Hacemos un alto en el camino y dejamos por un momento la nueva revisión del Standard IFS, para hacer un breve resumen de los nuevos requisitos incluidos en la revisión 5 de BRC. 

La nueva revisión del estándar BRC, se publicó el pasado 4 de enero y en ella se incluyen numerosas modificaciones y clarificaciones con el fin de facilitar el trabajo de las partes interesadas (empresas, auditores, asesores…)

Las modificaciones más relevantes son:

Auditorías opcionales sin previo aviso

ahora van a estar disponibles estas auditorias para aquellas empresas que han obtenido un grado A ó B en la auditoría de certificación. 

Grados de clasificación

Se han introducido unos grados de clasificación más rigurosos para las categorías B, C y D además de una revisión por la entidad certificadora requerida dentro de los 28 días posteriores con el fin de verificar las medidas correctivas en el caso de la categoría C, así como la reducción de frecuencia de las auditorías a 6 meses.

Categorías de productos

Se han revisado y actualizado y ahora se hace referencia cruzada con campos de la auditoría pertinentes a los requisitos del auditor. Este listado es más basado en las tecnologías de producto con mayor claridad.

Modelo/Formato de Informe

El formato del informe ha sido actualizado para ofrecer una mejor presentación de la información para el usuario y los propietarios del informe.

Cualificación del Auditor

Los detalles referentes a los requisitos para los auditores ahora se incluyen dentro del Standard para garantizar la transparencia y permitir que las empresas que puedan verificar la cualificación del auditor.

Requisitos

Se han revisado y ampliado los requisitos (en la actualidad el Standard consta de 326 requisitos frente a los 270 de la versión 4). Estos proporcionar orientaciones más detalladas y claridad con el objeto de facilitar la interpretación del Standard por parte de las certificadoras y las empresas.

Cabe destacar los siguientes:

   - Compromiso de la Dirección y Mejora Continua (apartado1)

Se ha hecho hincapié en el compromiso de la Dirección y Mejora Continua, ya que se identifica claramente como el punto de partida de un plan de la inocuidad de los alimentos eficaz. Se le otorga una prioridad alta a la  evidencia del compromiso de la dirección. Los requisitos adicionales específicos para el proceso de auditoría de certificación incluyen el mantenimiento de la certificación, la asistencia de la Dirección en las reuniones celebradas durante la auditoría y la garantía de que se toman acciones  correctivas eficaces para las no conformidades.

   - Planificación de la Seguridad Alimentaria - APPCC (apartado 2)

El APPCC ha sido revisado ampliamente y de forma global y contiene una basta orientación para las empresas con el fin de garantizar que se realiza un minucioso estudio APPCC siguiendo los principios del Codex Alimentarius y que se mantienen evidencias documentales que apoyen el estudio APPCC.

   - Requisitos para la manipulación de materiales específicos – Materiales  que contienen alérgenos y de Identidad Preservada (apartado 5.2)

Se ha realizado una completa actualización en lo referente a los Requisitos de manipulación de materiales específicos a la luz de las actuales preocupaciones de la industria y los consumidores.

Ahora está compuesto por 2 subsecciones - requisitos para Materiales que contienen alérgenos y los de Identidad Preservada, los cuales  incluyen la obligatoriedad de enumerar todos los alérgenos contenidos en los materiales manipulados en las instalaciones. Las evaluaciones del riesgo son necesarias para llevar a cabo para la identificación y el control de las rutas de contaminación y se emplean para desarrollar los procedimientos para la segregación, el uso de equipos y las políticas del personal en lo referente a los materiales que contienen  alérgenos y aquellos con Identidad Preservada.

Las reclamaciones del etiquetado han de ser ampliamente validadas.

   - Gestión de los incidentes, localización y retirada de productos (apartado 3.11)

La actualización de la Gestión de Incidentes, localización y retirada de productos profundiza más qué incluir y considerar en los planes de  contingencia para la continuidad del negocio en caso de interrupción de los servicios, catástrofe o sabotaje.

   - Seguridad de las Instalaciones (apartado 4.2)

En respuesta a cuestiones de actualidad, la Seguridad de las Instalaciones es una sección adicional, que exige el control de acceso y la formación del personal; almacenamiento seguro de los materiales, y el registro y la aprobación de los locales.

   - Control de la Contaminación Química y Física de (apartado 4.8 )

Esta sección se ha ampliado, y se ha dividido en subsecciones para el control de contaminación química, por metales, vidrio, madera y “otros” contaminantes. Esta sección profundiza más en las notas de orientación sobre lo que debe incluirse para tener un sistema de gestión eficaz.

Para más información recomiendo leer el siguiente pdf (en inglés): Descripción de Contenidos de la Rev. 5 del Standard BRC.

Continuamos con el “Monográfico” dedicado a la última revisión del estándar IFS.

Para llevar un orden lógico continuaremos por el siguiente punto: 2. Sistema de Gestión de la Calidad.

Este punto se divide a su vez en 3 sub-puntos:

• APPCC (Basado en el Codex Alimentarius - CA)
• Requisitos de los Documentos
• Control de los Registros

Comencemos con el primero: 2.1, “APPCC (Basado en el Codex Alimentarius – CA)”.En este apartado se especifica que el APPCC de la empresa deberá estar basado en los 7 principios del CA, a saber:

1.     Realizar el análisis de peligros: Antes de empezar, se deben llevar a cabo las siguientes acciones:

1.1      Formación de un Equipo APPCC: Este equipo multidisciplinar a de estar constituido por personal operativo con conocimientos y experiencia demostrables en la empresa, los productos… y los principios APPCC y dirigido por un Líder que conduzca todas las acciones de este equipo.

1.2      Descripción del producto: Se deberán describir todos los productos (o gamas de estos) producidos por la empresa. En esta descripción se deberán incluir todos los parámetros relevantes para la inocuidad alimentaria, como por ejemplo, parámetros microbiológicos, físico-químicos, tratamientos de conservación, información para el almacenamiento, composición de alérgenos…

1.3      Identificación del uso previsto: Habrá que describir el uso previsto del producto o productos, basándonos siempre, en la utilización esperada del mismo por parte del consumidor final. Además se deberá tener en cuenta si será consumido por grupos de consumidores vulnerables (niños, ancianos, enfermos…).

1.4      Desarrollo de los Diagramas de Flujo: Cada producto, o gamas de productos, y cada posible variación de procesos y subprocesos debe disponer de un diagrama de flujo propio. Los diagramas de estarán fechados, en su última edición e incluirán todos los PCC (Puntos de control críticos) numerados.

1.5      Verificación in-situ de los Diagramas de Flujo: El Equipo APPCC comprobará que todos los procesos se corresponden con los descritos en los diagramas de flujo. Cuando se detecten desviaciones o cambios, se deberán cambiar los Diagramas de Flujo para que se adapten a la realidad.

Hecho todo esto pasaremos al análisis de todos los peligros físicos, químicos y biológicos razonables (no hay que caer en suposiciones extrañas ni conspiraciones judeo-masónicas, hay que ceñirse a los peligros que pueden darse en la realidad diaria de la empresa).

Para hacer el análisis, se deberá seleccionar una metodología que permita la valoración del daño al consumidor (severidad/gravedad de las consecuencias) y la probabilidad de aparición).

2.     Identificar los Puntos de Control Críticos (PCC): Hecho el análisis estaremos capacitados para determinar cual o cuales de los peligros son PCC. Además habrá algún peligro que aun no siendo PCC, determinaremos que es un PC (Punto de Control). En estos casos deberemos establecer, mantener y documentar medidas preventivas específicas para su control.

3.     Establecer de los Límites Críticos (LC) para cada PCC: Se deben establecer aquellos valores que permitan saber cuándo un PCC esta fuera de control. Estos deben estar bien definidos y validados y ser sencillos de medir para simplificar el trabajo.

4.        Establecer criterios para la vigilancia de los PCC: Aquí tenemos otro de los KO. El estándar obliga a que se establezcan procedimientos específicos de control para cada PCC con el objeto de poder detectar la pérdida de control de los PCC. Estos controles deberán estar respaldados por registros veraces que muestren los valores obtenidos en los controles, el responsable de la vigilancia y la fecha de esta.

5.     Establecer Acciones Correctivas: Se deben establecer Acciones correctivas para cada uno de los PCC determinados con el fin de tener definido cómo operar en caso de la pérdida de control de éstos y qué hacer con el producto fabricado bajo esas condiciones.

6.     Establecer Sistemas de Verificación: Estos deben confirmar que el Sistema APPCC funciona eficazmente. Estos sistemas pueden ser desde Auditorias internas, pasando por análisis, quejas de clientes, incidencias abiertas por la autoridad competente…

7.     Implantar un Sistema de documentación y control de los registros del Sistema APPCC: Se deberá desarrollar un sistema documental que incluya procedimientos, medidas y registros, apropiados a la naturaleza y tamaño de la organización, que permitan mantener un sistema APPCC eficiente y eficaz.

El siguiente sub-apartado, el 2.2, “Requisitos de los Documentos”, exige lo mismo que el punto 4.2.3 “Control de la documentación” de la ISO 9001:2000, incluyendo el requisito que obliga al desarrollo de un procedimiento documentado para el control de los documentos y sus modificaciones.

Para concluir, en el sub-apartado 2.3, “Control de los Registros”, ocurre lo mismo que en el caso anterior, ya que requiere lo mismo que el punto 4.2.4 “Control de los registros” de la ISO 9001:2000.

Ana nos propone comentar los diferentes apartados que componen el referencial franco-germano IFS, de modo que he decidido ir escribiendo una serie de post en los próximos días, donde se vayan exponiendo los requisitos más importantes que integran el estándar.

Nuestra amiga nos proponía empezar por el primero: 1. Gestión del Sistema de Calidad.

Para comenzar aclararé que en la última revisión de este estándar, se ha cambiado el orden de presentación de algunos de los requisitos y el apartado “Gestión del Sistema de Calidad” que en la versión 4 era el primero, ha pasado a un segundo puesto, siendo ahora la “Responsabilidad de la Dirección” quien ostenta el “honor” de ser el primer apartado.La verdad es que este cambio parece lógico, ya que sin la implicación de la Gerencia en la implantación e implementación de este sistema, no podemos hacer nada.Después de esta puntualización, entremos en harina: ¿Qué nos plantea este primer requisito?

Para comenzar, el sub-apartado 1.1, “Política de la Organización”, nos exige lo que cualquier empresa que tenga implantado un sistema de calidad basado en ISO 9001 ha de tener: Una Política:

• Que contemple las características del producto, requisitos del cliente y la responsabilidad social, encubierta por unas exigencias de responsabilidad ambiental, ética y personal.
• Que suponga un marco de referencia para la determinación de los objetivos generales de la empresa que deberán ser planificados y cumplidos.
• Que sea comunicada a toda la organización junto con los objetivos.

En el siguiente sub-apartado, el 1.2 “Estructura corporativa”, obliga a tener definido un organigrama completo, al igual que las responsabilidades de los perfiles laborales documentados en la organización.Aquí nos encontramos con el primer KO (En esta nueva revisión hay más requisitos KO): El estándar obliga a que la gerencia se asegures de que todos los trabajadores sean conscientes de sus responsabilidades y de que existan métodos de supervisión de la eficacia de tal toma de conciencia. Gerencia además deberá proveer a la organización de todos los recursos necesarios para fabricar productos seguros, legales e inocuos y deberá designar un responsable IFS.El sub-apartado 1.3, “Orientación al cliente” va en línea con  uno de los principales pilares de la gestión de la calidad: obtener la satisfacción de nuestros clientes. Para ello IFS obliga a definir un procedimiento para determinar las necesidades y expectativas de los clientes y a establecer un método que permita evaluar y tener en cuenta los resultados obtenidos por este método para determinar los objetivos de calidad

Por último, IFS define el sub-apartado 1.4 “Revisión de la Dirección”. Cualquier empresa que tenga definido un sistema de gestión de la calidad según ISO 9001 cumple de largo este requisito, ya que nos exige que periódicamente dirección revise el sistema completo con el fin de poder conocer la situación real del sistema para poder tomar decisiones que vayan encaminadas a la mejora continua de este.

El próximo post tratará sobre el apartado 2: “Sistema de Gestión de la Calidad”.

Angélica tenía una duda al respecto y voy a intentar aclarársela.  

Para comenzar, normalmente (al menos en España) otorgamos al Plan de Limpieza y Desinfección la consideración de Pre-requisito, sin depender de ningún otro.A la hora de elaborar el documento que describa este Plan, primero necesitaremos conocer una serie de puntos:

• Tipo de superficies a limpiar: no se limpian de igual modo, ni se emplean los mismos productos para limpiar las superficies de madera, que las de acero inoxidables.
• Tipo de suciedad: que dependerá de la actividad de la empresa. No se limpia igual la grasa, que la sangre, que los desperdicios ricos en proteínas.
• Tiempo y frecuencia: que necesitaré para realizar las actividades de limpieza y desinfección.
• Metodología: para llevar a cabo la limpieza.

Una vez aclarados estos puntos, se redactará la metodología a seguir para llevar a cabo la limpieza y desinfección.

En este Protocolo, se deberá, como mínimo:

• Indicar quiénes realizan las operaciones de limpieza y desinfección (responsables).
• Describir cómo se limpian y desinfectan, las superficies que tienen un contacto directo con alimentos (líneas de producción, ollas, cortadoras, tablas, etc.).
• Describir cómo se limpian  desinfectan, las superficies que no tienen un contacto directo con alimentos (puertas, suelos, paredes, etc.).
• Marcar una periodicidad para todas estas actividades.
• Identificar los productos a emplear en cada una de las superficies.
• Indicar dónde se almacenan los productos de limpieza y desinfección.
• Indicar el método de vigilancia y verificación de la eficacia del protocolo de limpieza y desinfección y los responsables de llevarlas a cabo.
• Registros a documentar para demostrar el correcto cumplimiento de este Plan.

En cuanto a los registros que deben cumplimentarse como mínimo, los habituales son:

• Fichas técnicas de los productos de limpieza y desinfección utilizados en cada proceso, la dosificación de estos y los documentos que justifiquen la autorización.
• Registros fechados a cumplimentar al finalizar las tareas de limpieza y desinfección planificadas. En ellos deberán firmar los responsables de la realización de tales actividades dejando constancia del cumplimiento del plan.
• Registros de vigilancia y verificación. Hay empresas en las que la vigilancia es visual y comprueban in-situ la limpieza de las superficies y deciden que la evidencia de que se ha llevado a cabo tal acción, es que el responsable de la vigilancia firme en el mismo registro que han rellenado los limpiadores en una casilla habilitada para tal fin. En el caso de los registros de verificación, habitualmente se guardan los registros de las analíticas microbiológicas realizadas sobre muestras tomadas de las superficies una vez limpiadas y desinfectadas.
• Registro de acciones correctoras tomadas cuando se detectan desviaciones de este Plan.

Angélica espero haber aclarado tu duda…

A veces me resulta complejo elegir la temática de los post…

Hay tantas cosas por contar, compartir…Sistemas de calidad, de seguridad alimentaria, legislación en higiene alimentaria, herramientas de calidad, buenas prácticas ambientales en la industria alimentaria, responsabilidad social… tantísimas temáticas y tan variadas, que a veces me aturullo y no se cual elegir…

Pese a la escasez de comentarios, he podido constatar la gran afluencia de visitas que mantiene diariamente este blog y me gustaría ofrecer algo más, darle a esta ventanita en vuestros ordenadores un valor añadido único.

De este modo he pensado en haceos participes de él, animándoos a que propongáis  temas de discusión, a que formuléis dudas y consultas que os puedan surgir… yo, en la medida de lo posible, intentaré contestar con mis humildes conocimientos en la materia…

Mientras tanto, iré subiendo post de la temática que me inspire cada día…

Saludos a todos.

Antes, cuando una empresa perteneciente a este sector pretendía adherirse a este sistema, debía comprarse las normas editadas por el ICTE e implantarlas.

Pero desde 2006 las cosas han cambiado ya que AENOR se interesó por este sistema y junto con el ICTE, editaron la familia de normas UNE 167000. 

A continuación se da solución a las preguntas más comunes referentes a esta familia de normas.

¿Quien puede implantar este sistema?

Además de los restaurantes que ya podían certificarse antiguamente por la noema del ICTE, pueden implantar este sistema:

• Restauración comercial: cafeterías y bares.
• Restauración en comedores colectivos, atendidos por restaurantes en concesión y restaurantes explotados por las propias colectividades.
• Restauración civil vinculada al transporte.
• Servicios de restauración a domicilio.
• Empresas de banquetes y eventos especiales.
• Cocinas centrales.  

¿Qué normas componen la familia de normas?

Aunque la norma antigua del ICTE suponía un único documento, en la actualidad existen 10 normas diferentes:

• UNE 167001 Servicios de restauración: Requisitos de Dirección

En esta norma se recogen una serie de requisitos muy similares a los planteados por la ISO 9001 referentes a la responsabilidad de la Dirección. Además expone requisitos relacionados con la comercialización, satisfacción, quejas y sugerencias de los clientes, seguridad alimentaria, riesgos laborales, buenas prácticas ambientales y accesibilidad y seguridad de edificios e instalaciones.

• UNE 167002 Servicios de restauración: Requisitos del mantenimiento de las instalaciones y equipos

Norma relativa a los requisitos de las labores propias del mantenimiento del sistema eléctrico, emergencias y lucha contra incendios, cocinas, almacenes, zonas exteriores, ascensores y montacargas…

• UNE 167003 Servicios de restauración: Requisitos de aprovisionamiento y almacenaje

En esta norma se tratan los requisitos referentes a control de proveedores, compras, recepción de mercancías y almacenamiento.

• UNE 167004 Servicios de restauración: Requisitos de Higiene

Se tratan requisitos generales (higiene alimentaria, plan de limpieza y desinfección, desinsectación y desratización y potabilidad del agua) e higiene de las diversa áreas que componen los establecimientos (muelles, almacenes, cocina, fregadero y office, zonas de tratamiento de residuos, zonas para clientes, vestuarios y aseos y zonas de lavandería).

• UNE 167005 Servicios de restauración: Requisitos de Sala

En esta norma se describen requisitos relacionados con las instalaciones y equipos y los referentes al servicio además de los relativos a la recogida y cierre del espacio de servicio al cliente y la gestión de los objetos perdidos.

• UNE 167007 Servicios de restauración: Requisitos de Transporte

La norma marca los requisitos aplicables a la prestación del servicio de transporte de alimentos de forma completa y detallada.

• UNE 167008 Servicios de restauración: Requisitos de Bar

En esta norma se describen requisitos relacionados con las instalaciones y equipos y los referentes al servicio.

• UNE 167009 Servicios de restauración: Requisitos de Cocina

Se tratan requisitos referentes a los sistemas de producción, tanto en frío como en caliente, además de marcar los requisitos relativos al personal, instalaciones y equipos, compras y almacenamiento y requisitos del proceso productivo de los alimentos y platos preparados y de la oferta gastronómica.

• UNE 167010 Servicios de restauración: Requisitos de Cocina Central

Marca la clasificación de las líneas de producción, los requisitos higiénicos y sanitarios, además de marcar los requisitos relativos al personal, instalaciones y equipos, compras y almacenamiento y requisitos del proceso productivo de los alimentos y platos preparados y del servicio de entrega y distribución de las comidas preparadas.

• UNE 167011 Servicios de restauración: Vocabulario 

¿Tengo que implantar todas las normas?

No, única y exclusivamente aquellas que te sean de aplicación. 

¿Qué sello se obtiene una vez superada la auditoría de certificación por una entidad acreditada?

Se obtiene la marca Q Calidad Turística para establecimientos de restauración

El Análisis DAFO (en inglés SWOT - Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats) es una técnica empresarial usada para poder realizar estudios de la situación competitiva de una empresa dentro de su mercado y de las características internas de ésta, con el fin de determinar sus:

El análisis DAFO se realiza en cuatro fases:

1. Análisis Externo (También conocido como “Modelo de las cinco fuerzas de Porter”): En esta fase se analizan los elementos externos consistentes en las oportunidades y amenazas que la empresa presenta frente a sus partes interesadas (competidores, proveedores, legislación, gobierno…).

2. Análisis Interno: En esta fase se estudian las debilidades y fortalezas relativas a la disponibilidad de recursos económicos, humanos, activos, calidad de producto, estructura interna y de marketing entre otros.

3. Realización de la matriz DAFO: Veamos un ejemplo práctico muy sencillo consistente en un DAFO de una empresa de almacenamiento de frutas estándar:

4. Establecimiento de la estrategia a seguir: Con los resultados obtenidos en el análisis se deberán poder  establecer las ventajas competitivas que tiene la empresa y se deberá poder fijar la estrategia general a seguir que más le convenga en función de sus características intrínsecas y de las del mercado en que se mueve. Sigamos con el ejemplo:

Siguiendo con el “monográfico” de la gestión por procesos, hoy hablaremos de los Mapas de Procesos.

Un Mapa de Procesos de una Organización, es la representación gráfica de los procesos de ésta y de sus interrelaciones.

A la hora de realizar el Mapa de Procesos, habrá que identificar primero todos los procesos que integran la organización y posteriormente se deberán clasificar.

En el Mapa se deberán identificar tres tipos de procesos:

• Procesos estratégicos: son todos los procesos que proporcionan pautas de acción para todos los demás procesos y son realizados por la dirección general o en nombre de esta. Se suelen hacer referencia a reglamentación, leyes, normativas,… aplicables al producto o servicio y que no son controladas por el mismo.
• Procesos clave u operativos: hacen referencia a los Procesos de la cadena de Valor de la Organización y tienen impacto en el cliente creando valor para éste. Son las actividades esenciales de la Organización, su razón de ser.
• Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales de la Organización.

Tras su clasificación, deberemos establecer las relaciones existentes entre ellos para poder dar por terminado nuestro Mapa.Para simplificar la explicación, os adjunto un Mapa de muestra, muy estándar, para aclarar todos estos conceptos. 

La gestión por procesos persigue una serie de objetivos:  

• Mejorar la calidad de los productos fabricados o servicios prestados.
• Reducir los costes generados por una mala gestión.
• Aumentar la eficacia de la organización.
• Disminuir los tiempos y reducir, así, los plazos de producción y/o entrega del servicio.

¿Por qué se considera que la gestión por procesos es el relevo ideal para la gestión por funciones?

La gestión por funciones es la que se ha impuesto en los últimos tiempos en las empresas.

En ella, la forma de organización empresarial se basaba en la figura de los departamentos que se encontraban altamente especializados en cada una de las actividades que realizaban.

En ellos existían unos jefes funcionales y el control y coordinación se ejercía mediante una jerarquía de puestos, lo que implicaba un exceso de burocracia y formalismos innecesarios, además de impedir la libre distribución de la información.

Este sistema de gestión favorecía el mero cumplimiento del desempeño basado en llevar a cabo las actividades sin hacerse muchas preguntas, lo cual limitaba en demasía la mejora de estas.

Frente a este sistema, la gestión por procesos se pinta como la mejor opción para evolucionar, cualitativa y cuantitativamente, en la gestión de las empresas.

En ella, los procesos aportan un valor añadido a la organización y el trabajo se organiza de manera natural, sin restringirse a departamentos o áreas concretas.

Existen responsables, que son los responsables de los procesos, pero se permite un alto grado de autonomía y autocontrol a los operarios lo que favorece una gran flexibilidad, patrocinio del cambio y mejora en la innovación.

La toma de decisiones no esta tan centralizada, ya que es parte del trabajo de todos y la información se comparte.

Los operarios se comprometen con los resultados y se les muestra y explica qué tareas hacer y para qué lo que favorece la mejora continua.